Datensicherheit: Die wichtigsten Maßnahmen für Unternehmen 

Datensicherheit ist für Unternehmen wichtiger denn je. Denn: Betriebliche Informationsflüsse erfolgen zunehmend digital – und die Menge der verarbeiteten Daten steigt dabei täglich an. Für Unternehmen wächst auch die Gefahr, ins Visier von Cyberkriminellen zu geraten. Hier gilt es, adäquate Maßnahmen zur Datensicherheit zu ergreifen, um den Schutz von kritischen Anlagen, Datenbanken und persönlichen Daten der Kunden jederzeit zu gewährleisten. 

Keyfacts 

• Deutschen Unternehmen entsteht durch Cyberangriffe jährlich ein Schaden von über 148 Milliarden Euro. 

• Datensicherheit ist ein Muss für jedes Unternehmen, das Wirtschaftsspionage, Sabotage und Datendiebstahl vermeiden möchte. 

• Gefahren einer mangelhaften Datensicherheit sind unter anderem die Störung des Geschäftsbetriebs und der Verlust von Daten, deren Vertraulichkeit und Integrität. 

• Zu den geeigneten Vorkehrungen gehören technische und organisatorische Datensicherheitsmaßnahmen. Ebenso bewährt haben sich virtuelle Datenräume. 

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1. Warum braucht ein Unternehmen Datensicherheitsmaßnahmen? 

Dass hinsichtlich wichtiger Datensicherheitsmaßnahmen im Unternehmen dringender Handlungsbedarf besteht, ist offensichtlich. Denn jährlich entsteht allein deutschen Unternehmen laut Digitalverband Bitkom ein Schaden von mehr als 148 Milliarden Euro durch Datendiebstahl, Spionage und Sabotage via Cyberangriff. Meist ist mangelnde Datensicherheit die Ursache – die Folge ist in jedem Fall ein finanzielles Fiasko. Nicht nur drohen den betroffenen Unternehmen wirtschaftliche Schäden, auch das Firmenimage leidet nachhaltig. Ein besonders hohes Gefahrenpotenzial für die Daten- und Unternehmenssicherheit birgt das dezentrale Arbeiten. Doch wie kann man im digitalen Geschäftsleben auf Datensicherheit achten? Was genau ist Datensicherheit überhaupt? Welche Ziele hat sie – und welche Schutzvorkehrungen gibt es? 

2. Was ist Datensicherheit – und welche Ziele verfolgt sie? 

Im Sprachgebrauch werden die Begriffe „Datensicherheit“ und „Datenschutz“ gern synonym verwendet. Doch auch wenn beide Konzepte das gleiche übergeordnete Ziel – nämlich den Schutz von Daten – verfolgen und eng miteinander verzahnt sind, gibt es Unterschiede. 

Datenschutz und Datensicherheit – was ist der Unterschied? 

Datenschutz 

Der Datenschutz befasst sich ausschließlich mit personenbezogenen Daten und den rechtlichen Voraussetzungen dafür, diese erheben, verarbeiten und speichern zu dürfen. Das Hauptaugenmerk liegt hier also nicht auf dem Inhalt der Daten, sondern vielmehr auf Vorkehrungen zum Schutz der Privatsphäre und der informationellen Selbstbestimmung. Als „personenbezogen“ gelten Daten, aus denen sich ein direkter Bezug zu einer bestimmten Person herstellen lässt. Hierzu gehören außer dem Namen auch die Mobilfunknummer, die Anschrift, E-Mail-Adresse, die Personalnummer oder sogar GPS-basierte Standort-Daten. 

Datensicherheit 

Unter „Datensicherheit“ im Unternehmen hingegen versteht man die ausreichende Absicherung von Daten jeglicher Art gegen Verlust, Diebstahl, Manipulation (Verfälschung), unautorisierten Zugriff, Löschung und ähnliche Bedrohungen. Dabei ist es unerheblich, ob die Informationen in digitaler Form oder analog vorliegen. Anders als beim Datenschutz betrifft die Datensicherheit allerdings auch Informationen ohne Personenbezug – wie Konstruktionspläne, Dokumente zur Unternehmensstrategie und andere firmenrelevante Interna. Hier geht es also nicht um die rechtlichen Bedingungen der Erhebung und Verarbeitung. Stattdessen befasst sich die Datensicherheit mit den Maßnahmen, die es zu ergreifen gilt, um die Informationen ausreichend zu schützen. Somit ist Datensicherheit der Zustand, der sich in Unternehmen mithilfe sinnvoller Initiativen erreichen lässt. 

3. Für wen sind Datensicherheit und entsprechende Maßnahmen wichtig? 

Die kurze Antwort: Datensicherheit betrifft alle! Die lange Version: Datensicherheit und das Ergreifen entsprechender Maßnahmen sind ein Muss für jedes Unternehmen, ob groß oder klein. Der Datensicherheit und dem Datenschutz liegen eine ganze Reihe gesetzlicher Regelungen zugrunde, deren Nichteinhaltung bisweilen Millionen von Euro an Geldstrafen und Kosten für Gerichtsverfahren verursachen können. Die schlechte Publicity und ein nachhaltig geschädigtes Firmenimage gibt es kostenlos dazu. 

Aber von den hohen Bußgeldern einmal ganz abgesehen: Bereits die pure Störung des Geschäftsbetriebs ist mit hohen Kosten für die betroffenen Unternehmen verbunden, egal, ob sie etwa durch menschliches Versagen oder einen simplen technischen Defekt verursacht wurde. Es sollte daher im Interesse jedes Einzelnen sein, Datensicherheit im Unternehmen zu gewährleisten. 

4. Welche Risiken bestehen bei unzureichenden Datensicherheitsmaßnahmen? 

Sicherheitsverletzungen ziehen Konsequenzen nach sich, und es ist nur eine Frage der Zeit, bis diese Folgen die Kosten für das Implementieren von Maßnahmen zur Datensicherheit überwiegen. Zu den größten Risiken zählen Wirtschaftsspionage, Sabotage und Datendiebstahl. Der Kreativität von Cyberkriminellen sind dabei kaum Grenzen gesetzt. Auch die Art der Einfallstore ist vielfältig: So sind unverschlüsselte oder mit Malware infizierte USB-Sticks ebenso ein Sicherheitsrisiko für Firmen wie lückenhafte Firewalls und – allen voran – professionelle Phishing-E-Mails. 

Weitere potenzielle Gefahren, die aufgrund mangelnder Datensicherheit drohen, sind: 

• Verlust der Daten: Sind unternehmensrelevante Daten nicht mehr zugänglich, ist dies meist damit verbunden, dass gewisse Aufgaben nicht mehr ausgeführt werden können. Beim Ausfall bestimmter IT-Systeme etwa sind Produkt- oder Kundendaten nicht mehr verfügbar. Mögliche Folge: Geldtransaktionen sind nicht möglich, Online-Bestellungen lassen sich nicht tätigen, die Produktion kommt zum Stillstand. 

• Verlust der Vertraulichkeit von Informationen: Nicht nur der Kunde möchte, dass seine personenbezogenen Daten vertraulich behandelt werden, auch sollte dem Unternehmen selbst daran gelegen sein, Interna nicht offenzulegen. Denn vertrauliche Daten in Bezug auf Umsatz, Forschung und Entwicklung dürften insbesondere den Wettbewerb interessieren. Sind es besonders schützenswerte Informationen, die offengelegt werden, sind die Konsequenzen umso schmerzhafter – und bisweilen geschäftsschädigend. 

• Verlust der Integrität (Korrektheit) von Daten: Durch ge- oder verfälschte Daten kommt es unter Umständen zu Fehlbuchungen, falschen Lieferungen oder dazu, dass die Informationen nicht der korrekten Person zugeordnet werden. So kann es passieren, dass Zahlungsanweisungen oder Bestellungen zulasten des „falschen“ Adressaten gehen. Ebenso ist eine Fälschung der digitalen Identität möglich – etwa dadurch, dass ungesicherte digitale Willenserklärungen nicht mit den richtigen Personen verknüpft werden. 

Sie sehen selbst: Unabhängig davon, wie groß oder klein ihr Unternehmen ist – Maßnahmen der größtmöglichen Datensicherheit zu ergreifen, ist unerlässlich.  

5. Welche Maßnahmen gibt es, um Datensicherheit zu gewährleisten? 

Eines ist klar: 100-prozentige Sicherheit vor Cyberangriffen gibt es nicht. Schon allein aufgrund der sich in rasantem Tempo ändernden Betrugsmaschen bleibt immer ein gewisses Risiko. Dazu kommen täglich mehrere Hunderttausend neue Malware-Typen. Und auch gegen menschliches Fehlverhalten und technische Defekte ist kein Unternehmen gefeit. Dennoch lässt sich die Gefahr (auch in Bezug auf die Datensicherheit) zumindest gering halten, indem bestimmte Vorkehrungen getroffen werden. Insbesondere die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datensicherheit sind daher ein- und umzusetzen. 

1. Technische Maßnahmen zur Datensicherheit 

Grundsätzlich gilt es, Unbefugten den Zugriff auf rein für den internen Gebrauch ausgelegte Daten zu erschweren und gewisse „Standardvorkehrungen“ zu ergreifen. 

• Technische Maßnahme Nummer eins: Verschlüsselung der Daten bei der Übermittlung. 

• Auch sollte jeder Rechner, ebenso wie die internen Systeme eines Unternehmens, passwortgeschützt sein. 

• Vornehmlich dann, wenn die Daten nur in digitaler Form existieren, sind regelmäßige Sicherungskopien und Datensicherungen unabdingbar. 

• Das Unternehmensnetzwerk ist mit einer Firewall zu versehen, damit Hackern keine Angriffsfläche geboten wird und Unbefugte keinen Zugriff haben. 

• Besonders sensible Informationen wie Kunden-, Patienten- oder Mandantenakten sind unter Verschluss zu halten. 

• Auch die genaue Dokumentation des Datenverarbeitungsprozesses zählt zu den geeigneten Maßnahmen der Datensicherheit. Hierzu gehört etwa der Vermerk mit einem eventuellen Bearbeitungsdatum und dem Namen der Person, die die Änderungen vorgenommen hat, sodass es jederzeit möglich ist, eventuelle Modifikationen nachzuvollziehen. 

• Firewalls und Antivirenprogramme sollten stets aktuell gehalten werden, um einen möglichst umfassenden Schutz gewährleisten zu können. 

2. Organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit 

Datensicherheit hängt allerdings nicht nur von technischen Maßnahmen ab. Infrastrukturelle wie organisatorische und personelle Rahmenbedingungen sind ebenfalls entscheidende Faktoren. Immerhin ist einer der größten Risikofaktoren für Unternehmen in Bezug auf den Schutz sensibler Daten nach wie vor die Belegschaft. Vielen Mitarbeitern ist schlichtweg nicht klar, welche klaffenden Sicherheitslücken durch nicht ausreichend gesicherte mobile Endgeräte oder die Nutzung unsicherer Cloud-Lösungen entstehen. Unabdingbar also, das Personal mit ins Boot zu holen und sie im richtigen Umgang mit den zu schützenden Informationen zu schulen. 

2.1 Mitarbeitersensibilisierung 

So etwa sind Schulungen probate Maßnahmen zur Datensicherheit. Sie schärfen das Bewusstsein der Belegschaft für mögliche Risiken und den richtigen Umgang mit Daten. Dabei ist es aber nicht mit einem einmaligen Training getan. Vielmehr lautet die Devise „steter Tropfen höhlt den Stein“ – regelmäßige Auffrischungskurse sind hier also ratsam. 

2.2 Verhaltensrichtlinien und Verantwortlichkeiten festlegen 

Richtlinien, wer welche Informationen wie nutzen darf und soll, schaffen Klarheit. Unternehmen sollten daher Verantwortlichkeiten ebenso definieren wie Benutzerrollen und die damit verbundenen Aufgaben. Das wiederum dient sodann als Grundlage für die Erteilung von Berechtigungen. 

2.3 Datenklassifizierung 

Ebenfalls sinnvoll ist eine Klassifizierung der Daten. Hierunter versteht man die Sortierung von Daten in bestimmte Kategorien wie: 

• Frei zugängliche Daten (z. B. Firmenbroschüren, Kontaktdaten der Serviceabteilung, Referenzen, Preislisten) 

• Eingeschränkt zugängliche Daten (z. B. interne Telefonverzeichnisse oder allgemeine strategische Unternehmensdaten) 

• Vertrauliche Daten (z. B. Organigramme, Marketing-Kampagnen) 

• Streng vertrauliche Daten (z. B. personenbezogene Daten, Zugangs-, Mandanten-, Patienten- und Gesundheitsdaten, Geschäftsgeheimnisse). 

Selbstverständlich ist auch eine solche Kategorisierung kein Allheilmittel. Sie allein schützt weder vor Angriffen noch garantiert sie Rechtssicherheit. Dennoch bietet eine gut durchdachte Klassifizierung der im Unternehmen verarbeiteten Daten diverse Vorteile:  

• Sie vereinfacht das Auffinden der Informationen.  

• Sie gestattet eine leichtere Risikobewertung und somit eine Priorisierung der für die Sicherheit der Daten zu ergreifenden Maßnahmen.  

• Eine fehlerhafte Kategorisierung kann dazu führen, dass unternehmenskritische Informationen versehentlich nicht ausreichend gesichert werden – und somit in die falschen Hände geraten. Somit hilft eine Datenklassifizierung Unternehmen dabei, die Sicherheit erfolgskritischer Daten zu verbessern.  

• Zudem unterstützt sie auch bei der Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorgaben. 

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3. Nutzung virtueller Datenräume 

In Zeiten von Homeoffice und internationaler Zusammenarbeit sind für viele Unternehmen Technologien als Maßnahmen unverzichtbar, die Sicherheit beim Austausch von Daten und Informationen gewährleisten. Gilt es, unbefugten Zugriff auf sensible Daten, deren Kompromittierung oder Verlust zu verhindern, sind technische Lösungen gefragt, die weit über die Sicherheitsanforderungen herkömmlicher File-Sharing-Dienste und Public-Cloud-Lösungen hinausgehen. Genau hier greifen sichere virtuelle Datenräume: Sie stellen nicht nur die nötige Infrastruktur bereit, sondern auch technische Schutzmaßnahmen zur Datensicherheit, die sich auch mit hohem Aufwand nicht austricksen lassen. 

Unter einem virtuellen Datenraum versteht man einen Cloud-Dienst, der exakt wie ein physischer Datenraum den kontrollierten Zugang zu vertraulichen Inhalten gestattet. Dadurch eignet sich eine solche Plattform für den sicheren Austausch von Daten, Informationen und Dokumenten zwischen verschiedenen Parteien (etwa Kollegen, Kunden und Partnern). Zum Einsatz kommen virtuelle Datenräume beispielsweise bei der Umsetzung von Gemeinschaftsprojekten, Due-Diligence-Prüfung, der Verfahrensdokumentation in der Gremien– und Vorstandskommunikation oder bei Berufsgeheimnisträgern. 

Datensicherheit für Unternehmen am Beispiel des virtuellen Datenraums idgard 

• idgard ist eine Plattform für hochsichere unternehmensweite und -übergreifende cloudbasierte Zusammenarbeit. 

• Die modernen, hochsicheren Server hinter idgard stehen ausschließlich in Deutschland. 

• Durch die patentierte und zertifizierte Sealed-Cloud-Technologie ist unautorisierter Zugriff auf Dokumente und Informationen schon allein technisch ausgeschlossen. 

• idgard ist der erste deutsche Cloud-Dienst, der in der höchsten Schutzklasse (III) nach dem Trusted-Cloud-Datenschutzprofil zertifiziert wurde. 

• Da idgard DSGVO-konform ist, kann die Datenraumlösung überall dort genutzt werden, wo es um sensible Daten geht, die besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordern. 

• Nicht einmal idgard selbst erhält Zugang zu den Daten im Datenraum. 

• Die absolute Kontrolle über die Zugriffsrechte liegt allein beim Dateneigner. 

6. Fazit: Datensicherheit im Unternehmen – lieber früh als spät! 

Die Datensicherheit ist für Unternehmen ein zentraler Aspekt ihrer heutigen technologischen Landschaft. Nicht zuletzt angesichts der umfassenden Gesetzeslage dürfen sie die IT- und Datensicherheit nicht auf die leichte Schulter nehmen und sollten geeignete Maßnahmen ergreifen. Doch fällt es bei der Anzahl an Gesetzen und Regelungen schwer, den Überblick zu bewahren. Viele Unternehmen fragen sich daher, wie sie die Anforderungen der Gesetze am besten erfüllen sollen und welche Vorkehrungen sie treffen sollten. Eines ist klar: So komplex der Schutz von Daten auch sein mag – in der heutigen Arbeitswelt ist er unabdingbar. Denn die Gefahren, die von mangelnder Datensicherheit ausgehen, sind nicht zu unterschätzen. 

Ein guter Schritt in Richtung Datensicherheit im Unternehmen sind virtuelle Datenräume. Die Cloud-Lösung gewährleistet eine sichere, unternehmensübergreifende Arbeit an Projekten und vereinfacht die digitale Zusammenarbeit sowie den Zugriff aus dem Homeoffice. Doch auch hier gilt es, bei der Wahl auf diverse Kriterien zu achten und entsprechende Maßnahmen der Datensicherheit zu ergreifen, damit sensible Informationen gesetzeskonform und sicher übertragen, bearbeitet und gespeichert werden. Sprich: Die infrage kommenden Datenraumanbieter müssen auf Herz und Nieren überprüft werden. Sicher ist eben sicher! 

7. FAQs