Ob virtuelle Gremiensitzungen, der Austausch von Gesundheitsdaten unter Medizinern oder die Übertragung personenbezogener Informationen zwischen Anwalt und Mandant – viele Daten sind nicht für die Augen Unbefugter bestimmt. Dass E-Mail oder gängige File-Sharing-Dienste nicht sicher genug sind, liegt auf der Hand. Genau hier kommt virtuelle Datenraum Software ins Spiel, die durch technologische Maßnahmen einen sicheren Austausch auch hochsensibler Informationen ermöglicht. Doch was genau ist ein Datenraum eigentlich?
Keyfacts
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Ursprünglich entstanden ist der Datenraum im Zusammenhang mit Firmenfusionen und ‑übernahmen (Merger & Acquisitions, M&A). Dabei handelte es sich tatsächlich um einen physischen Raum, in dem hochsensible Daten aufbewahrt wurden. Hauptzweck dieser Einrichtung war es, eine hochsichere Umgebung zu schaffen, die alle für den Firmenkauf beziehungsweise die Fusion notwendigen Unterlagen in einem speziellen, nur für einen begrenzten Personenkreis zugänglichen Raum beherbergt. So sollte der Datenraum eine umfassende Due Diligence, das heißt, eine detaillierte Buchprüfung und Bewertung der Firma ermöglichen. Die Kontrolle über den streng limitierten Zugang zu solchen Datenräumen übernahm ein Sicherheitspersonal, das die Anwesenheiten und physischen Zugänge akkurat erfasste und dokumentierte.
Ein virtueller Datenraum ist das digitale Pendant zum realen Datenraum und bildet die Funktionalitäten seines physischen Äquivalents in einem digitalen Umfeld ab. Dabei stellt er folgende Kernfunktionen bereit:
Zusätzlich gestattet die digitale Umgebung die Integration weiterer nützlicher Features wie etwa:
Auch wenn Datenräume ursprünglich hauptsächlich bei Finanzgeschäften, Börsengängen und im Management des Lebenszyklus von Immobilien zum Einsatz kamen, hat sich das Spektrum ihrer Einsatzmöglichkeiten mittlerweile erheblich erweitert. So finden sie nun ebenfalls bei anderen Unternehmen Verwendung, die sicherstellen wollen, dass ihre hochsensiblen Daten nicht in falsche Hände geraten.
Vor allem dank ihrer erheblichen niedrigeren Kosten und der Flexibilität der Anwender, standortunabhängig auf die Dokumente zuzugreifen, konnten sich Online-Datenräume mittlerweile als ebenbürtige Alternative zum physischen Datenraum etablieren.
Doch das sind bei weitem nicht die einzigen Vorteile eines Online-Datenraums. Für Unternehmen sind vornehmlich diese Eigenschaften nützlich:
Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen: Da ein digitaler Datenraum den physischen Transport der Dokumente von A nach B hinfällig macht, besteht auch kein Risiko mehr, dass vertrauliche Unterlagen versehentlich im Taxi oder Zug liegengelassen werden. Mit zusätzlichen technischen Schutzmaßnahmen sind sie auch vor Diebstahl sicher.
Sicherer gleichzeitiger Zugriff: Virtuelle Datenräume gestatten den gleichzeitigen Zugriff auf ein und dasselbe Dokument durch mehrere Personen. Speicherung, Verarbeitung und Austausch der Unterlagen sind dabei geschützt.
Kontrollierte Verbreitung: Durch administrative Einstellungen lässt sich die Verbreitung sensibler Informationen limitieren. Dies geschieht beispielsweise durch Deaktivieren von Kopier-, Druck- und Weiterleitungsfunktionen. Ergänzende Sicherheitsfeatures wie Wasserzeichen oder die View-only-Funktion vermeiden zudem Datenlecks.
Reduktion des Papierverbrauchs: Der digitale Zugriff macht den Ausdruck von Dokumenten überflüssig, was wiederum die Umwelt, Betriebsmittel sowie Personalressourcen schont.
Kosteneffizienz und Zeitersparnis: Virtuelle Datenräume minimieren auch den Aufwand für Dienstreisen. Denn statt Unterlagen persönlich zu überreichen, genügt es, allen Beteiligten den Zugriff auf die digitalen Versionen im Datenraum zu erteilen. Mit entsprechenden Funktionen ist es sogar möglich, Unterschriften rechtsgültig digital anzufertigen, sodass selbst für die Vertragsunterzeichnung keine Reise nötig ist.
Effizientere Ressourcennutzung: Die Möglichkeit, mehrere (vertrauliche) Projekte gleichzeitig zu verwalten, schont Ressourcen.
Virtuelle Datenräume bieten sich für den digitalen Datenaustausch und zahlreiche unternehmens- und abteilungsübergreifende Projekte an, die eine sorgfältige Dokumentation erfordern. So eignet sich ein solcher Datenraum für den Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Parteien wie Auftraggebern und -nehmern, Rechtsanwälten und ihren Mandanten oder zwischen medizinischen Einrichtungen. Je nach Bedarf erfüllt der virtuelle Datenraum unterschiedliche Aufgaben:
Due Diligence: Ein Datenraum unterstützt effektiv bei Due-Diligence-Prüfungen, indem er schnellen Zugriff auf notwendige rechtliche, finanzielle und andere sensible Informationen ermöglicht und gleichzeitig die Sicherheit dieser Daten gewährleistet.
Transparente Investor Relations: Ein virtueller Datenraum erleichtert die kontinuierliche Information von Investoren über Unternehmensentwicklungen, indem er Zugang zu aktuellen Geschäftsberichten und finanziellen Daten bietet.
Informationsaustausch bei Großprojekten: Bei der Umsetzung umfangreicher Projekte, bei denen schneller Zugriff auf sensible Informationen notwendig ist, dient ein Online-Datenraum als zentrale Plattform für den effizienten Dokumentenaustausch zwischen den internen und externen Projektpartnern.
Kommunikation in Vorständen und Aufsichtsgremien: Virtuelle Datenräume unterstützen die Einhaltung strikter Compliance-Anforderungen bei der Kommunikation innerhalb von Vorstands- und Aufsichtsgremien. Mit auf die Gremienarbeit ausgerichteten Funktionen erfüllt ein solcher Datenraum die absoluten Must-haves für ein risikofreies Sitzungsmanagement und erlaubt den sicheren Zugang zu vertraulichen Beschlüssen und Dokumenten wie Geschäftsberichten oder Bilanzen – auch mobil.
Datenaustausch bei internationalen Kooperationen: Ein digitaler Datenraum bietet eine ideale Plattform für den sicheren Datenaustausch mit Partnern weltweit – die Parteien müssen dabei physisch nicht am selben Ort sein. Dabei sind die Dokumente vor unbefugtem Zugriff, auch seitens staatlicher Stellen, geschützt.
Schutz der Daten bei der rechtlichen und steuerlichen Beratung: Im Rechts- und Steuerwesen sind der Schutz und die Sicherheit von Daten essenziell – immerhin sind die dort behandelten Informationen oft hochsensibel und unterliegen strengen Datenschutzauflagen. Dazu gehören nicht nur der Zugriff selbst, sondern auch das Archivieren sowie das rückstandsfreie Löschen der Daten und Dokumente. Virtuelle Datenräume sorgen für einen sicheren und rechtskonformen Austausch von Daten – auch über Smartphone & Co – und sind daher für Anwälte, Notare und Steuerberater gleichermaßen geeignet.
Unser Expertentipp
Auch Metadaten verraten viel über Sie – achten Sie bei der Auswahl des Datenraums daher unbedingt auf deren Schutz!
Austausch von Patientendaten: Entgegen der landläufigen Annahme, dass Patientendaten allein auf dem Krankenhausgelände oder der Arztpraxis digital aufzubewahren sind, ist die Speicherung in der Cloud auch im Gesundheitswesen durchaus sinnvoll. Zum einen sind hauseigene Server nicht kostengünstiger oder sicherer als professionelle Cloud-Dienste, zum anderen ist es dem Hacker ziemlich egal, wo sich ein Server befindet. Mit einem gut aufgesetzten Datenraum, in dem hochsensible Patientendaten nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich sind, lassen sich auch Röntgenbilder und Befunde im Health-Care-Bereich risikofrei austauschen.
❗ Wichtig:
Nicht einmal die Cloud- oder Datenraum-Anbieter selbst sollten Zugriff auf solch sensible Daten erhalten. Achten Sie bei der Wahl des geeigneten Datenraums daher auf entsprechende technische Maßnahmen! So können auch Berufsgeheimnisträger solche Cloud-Dienste in Anspruch nehmen.
Insbesondere diese Kernanforderungen sollte ein Datenraum erfüllen:
Sicherheit & Zugriffsmanagement:
Compliance & Zertifizierung:
Produktivität & Nutzererfahrung:
Datenraum Expertentipp
Auch Teilnehmer außerhalb Ihres Unternehmens sollten den Datenraum problemlos und ohne umfangreiche Schulung nutzen können. Ein entsprechender Test dieser Funktionen vor dem Erwerb des Datenraums ist daher ratsam.
Datensicherheit & Infrastruktur:
☝ Schon gewusst?
Die Sealed-Cloud-Technologie ist ein Ansatz zur Datensicherheit, der weit über herkömmliche Verschlüsselungsverfahren hinausgeht. Durch spezielle Verschlüsselungsmethoden und die Verteilung von Schlüsseln wird gewährleistet, dass Informationen während ihrer Übertragung, Speicherung und sogar während der Bearbeitung vor nicht autorisierten Zugriffen geschützt sind.
Trotz all der Vorteile digitaler Datenräume gibt es doch auch einige Herausforderungen bei der Implementierung. Denn gängige Datenraum-Lösungen decken nicht immer alle Anforderungen an die Sicherheit ab. Insbesondere auf diese Aspekte gilt es den digitalen Datenraum daher abzuklopfen:
⚡ Mangelnde Sicherheit von Metadaten
Metadaten sind Informationen darüber, wer wann mit wem kommuniziert – beispielsweise per E-Mail. Auch wenn der eigentliche Inhalt der Mail nicht bekannt ist, gibt die Tatsache, dass zwischen zwei Parteien ein Austausch stattgefunden hat, durchaus Aufschluss auf die behandelte Thematik. So deutet etwa der plötzliche regelmäßige E-Mail-Verkehr eines Anwalts mit einem Unternehmen sowie einem Schuldnerberater darauf hin, dass die Firma in finanziellen Schwierigkeiten ist und ihr eventuell eine Insolvenz droht. Ist das betroffene Unternehmen börsennotiert, kann das wiederum unerwünschte Reaktionen auf dem Aktienmarkt verursachen und sogar Aufsichtsbehörden auf den Plan rufen, nämlich dann, wenn der Verdacht auf Insiderhandel besteht. Der perfekte Datenraum sorgt für eine technische Versiegelung der Daten und schützt Metadaten vor den Augen Unbefugter.
⚡ Zugriff durch den Betreiber
Bei vielen Cloud-Anbietern haben der Betreiber und dessen Angestellten die Möglichkeit, auf die Server – und damit theoretisch auch auf die Daten ihrer Kunden – zuzugreifen. Hier ist es unerlässlich, einen Online-Datenraum zu wählen, der den Betreiberzugriff durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen ausschließt.
⚡ Hosting statt Housing
Auch wenn der Datenraum-Anbieter seine Server in hochsicheren Rechenzentren hostet, heißt dies nicht unbedingt, dass die Informationen absolut sicher sind. Besser ist es hier, auf „Housing“ statt Hosting zu setzen. Dabei verfügt der Anbieter im Rechenzentrum über einen eigenen Server, den nur er allein nutzen darf. Da sich darauf keine Software anderer Anbieter befindet, ist auch ein Aufspielen von Schadsoftware nicht möglich. Ebenso ist damit die Ausnutzung von Prozessor-Sicherheitslücken ausgeschlossen.
⚡ Kein Schutz der Daten während der Verarbeitung
Bei den meisten Datenraum-Anbietern ist die Sicherheit der Daten sowohl während deren Speicherung („Data at Rest“) als auch deren Übertragung („Data in Transit“) gewährleistet. Doch während der Verarbeitung der Informationen („Data in Use“) ist dies häufig nicht der Fall. Hier greift die Verschlüsselung nicht – die Daten liegen im Klartext vor und bieten so eine Angriffsfläche für Hacker & Co. Intelligente Technologien wie die Sealed-Cloud-Technologie schaffen Abhilfe. Bei der Wahl des richtigen Datenraums gilt es also darauf zu achten, dass auch für den Schutz von „Data in Use“ gesorgt ist.
Die Kosten eines Datenraums variieren je nach Anbieter und sind von verschiedenen Faktoren abhängig. Im Allgemeinen setzt sich der Preis aber aus folgenden Komponenten zusammen:
Zusätzlich zu diesen Grundkomponenten können sich weitere Faktoren wie Sicherheitsfeatures, Support-Optionen und individuelle Anpassungen auf den Preis auswirken. Es empfiehlt sich daher, die Angebote verschiedener Anbieter sorgfältig zu vergleichen und auf versteckte Kosten zu achten, um eine fundierte Entscheidung für den geeigneten Datenraum treffen zu können.
In diesen 5 einfachen Schritten gelangen sie zu Ihrem virtuellen Datenraum:
Anforderungskatalog erstellen
Anbieter sorgfältig prüfen
Inbetriebnahme des Datenraums
Dateienaustausch und Zusammenarbeit starten
Optimierung und Verwaltung im Betrieb
Bei der Auswahl einer geeigneten Datenraum-Lösung sollten Unternehmen folgende Schlüsselfaktoren berücksichtigen:
Schlüsselfaktor 1: Standort und Sicherheit des Anbieters:
Schlüsselfaktor 2: Essenzielle Sicherheitsfeatures:
Expertentipp
Zwar sorgen die meisten Cloud-Service-Anbieter für den Schutz der Daten während der Übertragung und der Speicherung, übersehen es jedoch, die Informationen auch während der Bearbeitung („Data in Use“) abzusichern. Nutzt der Dienstleister Technologien wie Sealed Management und Sealed Processing (beide Bestandteil der Sealed-Cloud-Technologie), sind die Daten zu jeder Zeit geschützt. Hier lohnt also der Blick in das Portfolio der in Frage kommenden Anbieter.
Schlüsselfaktor 3: Benutzerfreundlichkeit:
Schlüsselfaktor 4: Preisstruktur:
Weitere wichtige Auswahlkriterien:
Ein virtueller Datenraum (auch als Online- oder digitaler Datenraum bezeichnet) unterscheidet sich in mehreren Schlüsselaspekten von herkömmlichen Cloud-Speicherlösungen:
Insbesondere diese zwölf Dinge sollte ein digitaler Datenraum mitbringen:
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